חברות שליחויות

חברת שליחויות חשובה במיוחד כאשר מדובר במצבים בהם חשוב כי דברי דואר יועברו בדחיפות.

מצבים כאלו יכולם להתעורר כאשר יש להעביר חוזה לחתימה או כאשר יש להעביר טפסים רשמיים חתומים לרשות זו או אחרת או למשרד ממשלתי באופן בהול.

במקרה זה ניתן להתקשר עם החברה על מנת שאותה מעטפה תימסר עוד באותו יום או למחרת ליעדה.

חשיבותה של חברת שליחויות ניכרת גם כאשר מדובר במטען כבד יותר מאשר מעטפה רגילה: או אז עומד לרשות השליחים צי רכב הכולל רכבים קלים וכבדים המסוגלים לשאת גם דברי דואר כבדים ואפילו סחורות למיניהן לבתי עסק שונים.

יתרון נוסף של חברת שליחויות הוא שמובטח ללקוח שהמטען עובר כמה שפחות ידיים, שכן, שלא כמו העברת דבר דואר דרך שירות הדואר הרגיל, המעטפה עוברת רק דרך השליח – והוא האדם היחיד אשר ייחשף אליה למעט מקבל המעטפה עצמו.

דוגמה לדברי דואר אשר חשוב לשמור על סודיות מסירתם היא מסמכים רגישים או מסווגים או שיקים וכסף. 

שירות חשוב שנותנת חברת שליחויות הוא שירות שליחויות קבוע על בסיס יומיומי או חודשי. שירות זה מתאים לאותם לקוחות – פרטיים, עסקיים או ציבוריים ומוסדיים אשר נוהגים להיעזר בשירותי חברת שליחויות על בסיס יומיומי ובדרך קבע.

לקוחות כאלו יכולים להיעזר בשירותי שליחויות לפיזור וכמו כן – לאיסוף – דברי דואר בבתי דואר ובבנקים ואליהם. 

ההתפתחות הטכנולוגית גם היא מיטיבה עם חברת שליחויות ועל כן בזכות שירותי האינטרנט והטלפון הסלולרי יכולות חברות שליחויות לעבוד במהירות ויעילות גבוהות יותר. דרך האינטרנט ניתן לבצע הזמנה ולקבל הצעת מחיר. חוץ מאתר חברת שליחויות קיים גם מוקד טלפוני המאוייש באופן קבוע דרכו ניתן לבצע הזמנות, וגם להתעדכן באופן שוטף לגבי מצב ההזמנה.

בזמן שאתם בוחרים חברת שליחויות חשוב לבדוק את הניסיון והותק שלה בשוק, את אמינותה, והאם קיימים בחברה מספיק שליחים נהגים וכלי רכב למתן השירות המהיר ביותר.

עוד עניין שיש לבדוק הוא האם החברה מספקת שירותי שליחויות לכל סוגי דברי הדואר – קלים וכבדים כאחת.

שירותי שליחויות מטרתם לבצע העברות דחופות וגם כאלו שאינן דחופות בכל מיני מגזרים במשק וללקוחות פרטיים בפריסה ארצית או באזור אחד ספציפי. המגזרים הנהנים משירותי שליחויות הם המגזר העסקי והפרטי, וכמו כן לקוחות שהם אנשים פרטיים.

 במגזר הפרטי ישנן חברות ומוסדות פיננסיים שונים אשר זקוקים לשירות שליחויות על מנת להעביר דברי דואר באופן מהיר, לעיתים באופן דחוף ביותר. במגזר הציבורי נהנים משירות שליחויות מוסדות ממשלה שונים, רשויות עירוניות ובנקים. מסירת דברי דואר חשובים נדרשת במספר ענפים במשק – בענף המשפט למשל נדרשות שליחויות של גברי דואר חשובים כמו חוזים לעורכי דין, מכתבים בהולים לבית המשפט, תצהירים חתומים אשר צריכים להגיע לעורך הדין או לבית המשפט ועוד. ישנן חברות שליחויות אשר נותנות מענה גם בעניינים בירוקרטים בעולם המשפט כמו פתיחת תיקים והגשתם לבית המשפט, הזמנת תיקים מהארכיון וצילום תיקים או יצירת עותקים נוספים שלהם.

בתחום המקרקעין קיימים דברי דואר כמו הערת אזהרה בטאבו ורישום חברות אשר יש צורך להעבירם באמצעות שירות שליחויות. עוד ענייני מקרקעין הדורשים שליחויות הם רישום חברה ברשם החברות ואזהרות או עיקולים מההוצאה לפועל. ענייני מקרקעין נוספים הם רישום משכנתא והערות מכר. גם כאן יכולה חברת שליחויות לעזור בהליכים הבירוקרטים.

מבחינת משקלם של דברי הדואר הנמסרים באמצעות שירותי חברת שליחויות, יש להבחין בין דברי דואר קלים לדברי דואר כבדים: דברי דואר כבדים כוללים מטענים של ממש העשויים להגיע למשקל של מספר קילוגרמים, ואילו דברי הדואר הקלים הם הדואר הרגיל יחסית הכולל מסמכים וטפסים, חוזים, תצהירים ומכתבים.  על מנת להעביר דברי דואר כבדים כמו חבילות ומטענים יש צורך בכלי רכב. בדרך כלל משתמשים השליחים בקטועים אך ישנם מטענים הדורשים כלי רכב גדולים יותר כמו רכבים מסחריים ומשאיות.

חשוב לציין כי חברות שליחויות עושות שימוש רב בשירותים טכנולוגיים שונים על מנת לייעל את מסירת דברי הדואר. כך למשל נהוג בחברות שליחויות רבות לקבל בקשות למסירת דברי דואר דרך אתר החברה ובתגובה שולחים נציגי החברה הצעת מחיר וזמן משוער לקבלת דבר הדואר.

שירותי שליחויות עשויים להיות מועילים ביותר בכל הקשור להעברת דברי דואר דחופים ומסירת דברי דואר רגילים. גם אנשים פרטיים וגם חברות יכולים להשתמש בשירותי שליחויות כאשר מתעורר צורך בהעברת דברי דואר מסוגים שונים. מבחינת סוגי דברי הדואר , קיימים דברי דואר קלים הכוללים מסמכים ומכתבים רגילים, תצהירים, חוזים, טפסים לחתימה וכדומה.

לעומתם קיימים דברי דואר כבדים הכוללים מטענים של ממש ומשקלם עשוי להיות גבוה יחסית. ככל המדובר בדברי דואר קלים, חברת שליחויות תבצע את ההעברה בצורה רגילה עם שליח. לעומת זאת בדברי דואר הכוללים חבילות ומטענים יש צורך בשירות שליחויות באמצעות כלי רכב. כלי הרכב הנמצאים ברשות חברת שליחויות הם בסדרי גודל שונים. צי הרכב כולל קטנועים, רכבים מסחריים ואפילו משאיות.

 אם מדובר בדרישה להעביר משלוח גדול או דברי דואר כבדים בכמות רבה חברת שליחויות תעשה שימוש במשאיות וכלי רכב מסחריים. סיווג נוסף של דברי דואר הוא רמת דחיפות המסירה. עם זאת, יתרונה הניכר של חברת שליחויות הוא היכולת למסור דברי דואר מכל סוג במהירות גבוהה וכאן כדאי לבדוק היטב טרם ההתקשרות עם חברת שליחויות, שכן  אי מסירת דבר דואר דחוף המועד עלול לפגוע בהסכם או לחבל בעסקה.

כך למשל דברי דואר הקשורים לענף המקרקעין חשוב שיגיעו ליעדם בזמן ולכן חשוב שחברת שליחויות תעמוד בהתחייבותה למסור דברי דואר חשובים בענף כמו הערת אזהרה בטאבו, רישום חברה אצל רשם החברות ועוד. גם בעולם המשפט קיימות דוגמאות לדברי דואר חשובים שחברת שליחויות מחוייבת למסור בזמן . הכוונה לחוזים לחתימה או לעורכי דין, מסירות שונות לבתי המשפט, תצהירים למיניהם שיעד שליחויות אמור לחתום עליהם ועוד. היבט חשוב במהירות המסירה הוא האמצעים הטכנולוגיים  העומדים לעזר רב לשליחי חברת שליחויות.

 כך למשל קיימות חברות שליחויות רבות המחזיקות מוקד טלפוני מאוייש במשך רוב שעות היממה כאשר תפקיד המוקדנים לקבל בקשות למסירת דברי דואר ולהעבירן בו זמנית לשליח על ידי שימוש בטלפון הנייד. כאן חשוב ששליחי החברה יהיו זמינים כל העת עם טלפון נייד פעיל.

ייחודה של חברת שליחויות הוא היכולת להעביר דברי דואר שיש למסור באופן דחוף. דברי דואר דחופים יכולים להיות קלים במשקלם אך לעיתים ישנם דברי דואר כבדים המצריכים שימוש בכלי רכב כמו קטנועים, רכבים מסחריים ומשאיות. דוגמאות לדברי דואר קלים הן מכתבים עטופים ומעטפות רגילות, מסמכים, טפסים, חוזים ותצהירים.

מה שעושה אותם דחופים למסירה הוא הצורך בחתימה לקראת עריכת חוזה או לקראת הגשת טפסים למיניהם לבית משפט או עורך דין. כך למשל חוזה מכר או חוזים הקשורים לדירה שאי חתימה עליהם מעכבת את הקנייה לא יכולים לחכות לפגישה של ממש ואז מתעורר צורך דחוף במסירתם לקונה או למוכר ולעורכי דינם על מנת שיעיינו או שיחתמו עליהם. בעניין זה חשוב ביותר להקפיד  על מהירות השירות של חברת שליחויות.

מהירות מסירת דברי הדואר היא קריטית שכן אם דבר דואר אינו מגיע ליעדו בזמן עלול הדבר לחבל בעסקה חשובה או בחוזה. שליחויות חשובות נוספות הן אלו הקשורות לדברי דואר מתחום המקרקעין כמו הערת אזהרה בטאבו ואזהרות ועיקולים מההוצאה לפועל החייבות להגיע לבעל החוב מהר ככל האפשר. באופן זה, אחד הדברים החשובים שיש לבדוק טרם מתקשרים עם חברת שליחויות הוא אופי השירות ואדיבות השליחים.

 מהירות המסירה ויעילות השירות חשובים כמובן והם קשורים קשר הדוק לנושא המחוייבות והאחריות של חברת שליחויות: על שליחי החברה להבין את חשיבות המסירה ולהתחייב כי מסירת דברי הדואר תיעשה גם במהירות הראוייה וגם תוך כדי שירות אדיב של שליחי חברת שליחויות. אמצעים העוזרים למסירה המהירה הם תקשורת טלפונית וסלולרית , טלפונים ניידים ושימוש באתר האינטרנט של החברה ובמיילים.

באופן זה קיים מוקד טלפוני כמעט בכל חברת שליחויות כאשר המוקדנים מקבלים בקשות והזמנות, בודקים אותן ומעבירים לשליח. השליח מצידו צריך להיות מצוייד כל העת בטלפון נייד פעיל על מנת לענות לשיחות מהמוקד או למשוך הודעות באופן מיידי. הזמנות ניתן לעשות גם דרך אתר האינטרנט של חברת שליחויות, וכאשר נציג מתפנה הוא חוזר למבקש המסירה עם תעריף המשלוח וזמן מסירה משוער.  

שירותי שליחויות נהוגים במקומות עבודה ועסקים וכן עבור אנשים פרטיים הצריכים לשגר דבר דואר באופן בהול. עבור אותם אנשים או עסקים ישנה אפשרות להתקשר עם חברת שליחויות המעניקה שירות שליחויות באופן קבוע.

יכול להיות זה שירות שליחויות על בסיס חודשי או על בסיס יומי. אולם, טרם ההתקשרות עם חברת שליחויות – בין אם מדובר בלקוחות פרטיים או מהמגזר העסקי והציבורי, יש לבדוק מספר נושאים: ראשית, יש לבדוק את רמת במקצועיות של החברה ואת מהירות ויעילות השליחים. כדאי לעשות אפילו ניסיון עם דבר דואר לא כל כך דחוף על מנת לצפות מהי מהירות שירות שליחויות בדברי דואר חשובים באמת.

זאת על מנת למנוע מצב מביך שבו מסמך חשוב לא יגיע ליעדו. מקרה כזה יכול לקלקל כל מיני תהליכים בענפי המשק כגון רישום משכנתאות והערות אזהרה, הערות מכר ושוברי תשלום, אישורים לטאבו ורישום חברות. חוץ מנושא המהירות נבחנת חברת שליחויות באדיבות השירות: חשוב שהשליח המוסר דבר דואר כלשהוא יהיה אדיב ונינוח גם בעת קבלת דבר הדואר וגם בעת מסירתו. באופן זה יהיה נעים לשוב ולהשתמש בשירותי אותה חברת שליחויות.

עוד נושא חשוב הוא שנות הניסיון של שליחי חברת שליחויות וותק החברה בענף שליחויות. זאת ניתן לבדוק על ידי מספר השנים שנמצאת חברת שליחויות בשוק. היבט נוסף שאין לזלזל בו הוא בדיקת תעריפי שליחויות והמחירון של החברה.

בדרך כלל נקבעים אלו לפי משקל דבר הדואר, המרחק שצריך השליח לעבור ודחיפות ההעברה; ככל שמשקל דבר הדואר גבוה יותר כך גם גבוה מחיר שליחויות, וכמו כן ככל שהדרך בה נוסע השליח ארוכה יותר יהיה מחיר שליחויות גבוה יותר.

לגבי דחיפות ההעברה – עבור שליחויות דחופות יותר נהוג לשלם תשלום גבוה יותר. פרמטר נוסף שיש לקחת בחשבון עת מצטרפים לשירות שליחויות הוא האחריות והביטוח: חשוב כי החברה תיקח אחריות על דברי הדואר שהיא מעבירה ולכן חשוב לוודא שהיא מעניקה אחריות על המוצרים שהיא מעבירה. המחוייבות ללקוח מתבטאת גם בזמינות נותני השירות ואדיבותם של השליחים, המוקדנים ושאר צוות החברה.

שירות שליחויות מבוקש כיום בכל ענפי המשק, גם אצל חברות , תאגידים, רשויות ומשרדי ממשלה, וגם בקרב אנשים פרטיים.

יש אף לקוחות המשתמשים בשירות שליחויות באופן קבוע, כך שהשימוש בשירות זה נעשה על בסיס יומיומי , שבועי או חודשי. התועלת שנותנת חברת שליחויות היא בעיקר בהעברת דברי דואר דחופים, אך לא רק.

 ישנה כמובן אפשרות למסור עם השליחים דברי דואר רגילים שדחיפותם נמוכה יותר. לגבי דברי הדואר הדחופים, מדובר במסמכים, טפסים, תצהירים וחוזים שצריכים להגיע ליעדם דרך שירות שליחויות במהירות המירבית, שאם לא כן, עלול העיכוב במסירת דבר הדואר לקלקל עיסקה,

 לחבל בהסכם או חוזה ואפילו להיראות כזלזול ברשות זו או אחרת כמו בית משפט או מוסדות ממשלתיים. בתחום המשפט למשל יכולות לעזור שליחויות בשליחת דברי דואר לעורך דין או בתחום המסירות לבית משפט. הרבה פעמים חשוב לשלוח תצהיר חתום שחשוב שהצד השני יראה את החתימה. בתחום המקרקעין קיימים מסמכים כמו הערות אזהרה או עיקולים ורישום חברות שההודעה על קיומן וחתימה עליהן קריטיים באותו רגע ולשם כך יש צורך בהעברה דחופה על ידי חברת שליחויות.

המיקום בו מתבצעות שליחויות יכול להיות ממוקד באזור או עיר מסוימת בארץ, אך לרוב מספקות החברות שליחויות לכל הארץ בפריסה ארצית. משקל דבר הדואר משפיע הן מבחינת תעריף שליחויות והן מבחינת אופן השינוע של המוצר. בדברי דואר קלים כמו מכתבים רגילים ומסמכים ניתן בהחלט להסתפק בשליח הרוכב על קטנוע וגם התשלום הוא זול יותר.

בדברי דואר כבדים כמו מטענים וחבילות בעלי משקל ייתכן וחוץ מקטנוע יהיה צורך בהעברה על ידי כלי רכב מסחרי או משאיות. לשם כך יש צורך בנהגים מיומנים ושליחי חברות שליחויות שיהיו גם מנוסים בהעברה והובלת דברי דואר דחופים וגם בעלי חוש אחריות שכן המוצרים המועברים הינם בעלי חשיבות רבה ויש לשמור עליהם.

בעניין זה של אחריות יש להזכיר את נושא הביטוח ,טרם ההתקשרות עם חברת שליחויות יש לבדוק האם חברת שליחויות אכן מעניקה ביטוח למוצרים המועברים על ידיה.  

ניתן לסווג שליחויות למספר סוגים – ישנן שליחויות דחופות אשר העברתן המהירה יכולה להיות קריטית  אפילו להצלחת חוזה או עסקה, וישנן שליחויות פחות דחופות אשר גם אם תתעכב העברתן אין בכך בכדי לפגוע במישהו או משהו המעורבים במשלוח.

 דוגמאות של דברי דואר דחופים הן חוזים ותצהירים שיש צורך לחתום עליהם באותו יום על מנת להתקדם בעסקאות ובפרוייקטים, מסירות שונות לבית משפט, תצהירים חתומים, הערות אזהרה בטאבו או רישום חברות ברשם החברות ואזהרות ועיקולים מההוצאה לפועל.

סיווג נוסף של שליחויות הוא המשקל:  ישנן שליחויות שהן מוצרים ממש כמו מתנות, כלי בית, ספרים וכדומה, ולעומתן – שליחויות קלות משקל הכוללות מכתבים ומסמכים, טפסים, חוזים ותצהירים. יש לשים לב  למחירון שכן שליחויות כבדות יותר הן לרוב גם יקרות יותר וההפך.

 יש לזכור גם שעבור שליחויות כבדות משקל יש צורך לגייס כלי רכב גדולים יותר כגון קטנועים ורכבים מסחריים. לעיתים ייתכן ויהיה צורך אפילו במשאיות. פרמטר נוסף להבדיל בין סוגי שליחויות הוא הפריסה בה משוגרים שליחי החברה: ישנן חברות שליחויות הפועלות באיזור אחד אך לרוב נותנות חברות אלו שירות שליחויות בפריסה ארצית, כך שהלקוח יכול להיות שקט שכל בקשה שלו תיענה ללא קשר ליעד בארץ אליו ביקש לשלוח את דבר הדואר או המוצר.

 מבחינת סוגי שליחויות אחראית החברה לאיסוף וחלוקה של דברי דואר מהיום למחר או לטווח רחוק יותר, הפצת מסמכים דחופה, איסוף והפצה על בסיס קבוע בסניפי דואר או בסניפי בנקים ושירות של שליח צמוד קבוע על בסיס יומי או חודשי. בדיקת מהיימנות וניסיון של חברת שליחויות מוטב שתיעשה על ידי ממליצים שיצא להם לעבוד עם חברה זו בעבר, אם כי ניתן פשוט לשאול מספר שאלות את אנשי החברה עצמה.

השאלות שיישאלו הן לגבי הותק ושנות הניסיון של החברה בענף שליחויות, האם קיימת אחריות או ביטוח על המוצרים אותם מעבירים השליחים, ובל נשכח את נושא תעריפי שליחויות למיניהן ומחירון. התעריפים נקבעים על ידי משקל המשלוח, המרחק אותו צריך השליח לעבור ורמת הדחיפות של המסירה.