ניהול מסמכים סרוקים

ארכיון של פעם

כן, זה הריח המוכר. הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון מסמכים. קשה לטעות בריח הזה.

מיליוני מסמכים הממוקמים בתוך אלפי קלסרים עבי קרס מאכלסים מדפים צפופים וקרובים זה לזה. אם במקרה אתם צריכים לשלוף איזשהו מסמך מתוך מיליוני המסמכים המאוחסנים בארכיון, קחו בחשבון שזה לא יהיה קל ופשוט.

איך כדאי לשמור את מסמכי הארגון?

אז מה האלטרנטיבה? כבר שנים ארוכות שארגונים רבים בארץ ובעולם משתמשים בארכיונים דיגיטליים בהם מאוחסנים הקבצים הסרוקים של מסמכי המקור של הארגון. במקום לבזבז כסף רב על משרד או מחסן שיכיל את כל הניירת הישנה שלכם, אתם יכולים לרכז הכל על גבי תקליטור DVD אחד. תקליטור שיכיל את כל המסמכים הסרוקים שלכם. זה נשמע פנטסטי ולא מציאותי, אבל פלאי הטכנולוגיה כבר מזמן מאפשרים לכם להיפטר מהררי המסמכים ומחדרי הארכיון העבשים.

למה זה כדאי?

סריקת מסמכים כבר מזמן אינה נחשבת למותרות אלא לצורך עכשיו. במציאות נדל"נית שבה כל מטר שכור עולה ממון רב לארגון אין הגיון כלכלי לבזבז כסף על מחסן או משרד שיכילו ניירת ישנה. יש פתרונות טכנולוגיים פשוטים וזולים. עלות האחסון גבוהה והתמורה נמוכה.

אתם יכולים לחסוך את עלות אחסון המסמכים בחדרי הארגון וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

אז עכשיו היכנסו לארכיוני המסמכים (או לחדרים בהם המסמכים שלכם מאוחסנים), הביטו סביבכם וחשבו כיצד אתם מבצעים את הפרויקט ששמו: "סריקת ארכיון מסמכים" ועוברים לארכיון דיגיטלי.

מה אני מבין בסריקת מסמכים? 

אין מה להיבהל, כדי לסרוק מסמכים אין צורך בתואר דוקטור. כדי ליצור ארכיון דיגיטלי (אלקטרוני), ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח. למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים.

כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון DVD ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בעניין סריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי או בסורק לארכיון ובתוכנות הנלוות המסופקות אתו. בדקו בגוגל וחפשו אחר הסורק המתאים לצרכים שלכם. ההשקעה היא חד פעמית והמחירים בהחלט סבירים.

לאחר שהצטיידתם בסורק נשארה סוגיית התפעול. מי יבצע את הסריקה בפועל. קחו בחשבון שאם תסרקו בעצמכם אתם תחסכו הרבה מאוד כסף. אם כוח האדם שבארגון שלכם פנוי בחלק מהיום, אתם יכולים לרתום אותו למטרה הזו ולבצע סריקה בשעות הפנויות. בדרך זו עלות הפרויקט תהיה זולה (ממילא אתם משלמים שכר לעובדים).

מי יסרוק לי?

כפי שהוזכר בפסקה הקודמת - אתם יכולים לסרוק בעצמכם. אם אין לכם זמן, מקום, יכולת או כל סיבה אחרת, פנו לחברת סריקה. לאנשים ועסקים הזקוקים לשירותי סריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק מסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות שירות סריקה בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.

חברות אלה סורקות מסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il

סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור.

עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש. עכשיו שהבנו את ההיגיון הכלכלי בואו ונצלול פנימה לתוך הפרטים.

באופן כללי התהליך מחייב אפיון וקביעת שלבים מדורגים בביצוע המעבר מארכיון מסמכים לארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים הוא הליך דיגיטלי כאשר בצד אחד נכנס מסמך ובצד השני יוצא קובץ. אנשים נוטים לטעות ולבלבל בין סריקת מסמכים לצילום מסמכים (שהוא הליך אנלוגי שמצד אחד נכנס נייר ומהצד השני יוצא נייר).

סריקת מסמכים מייצרת קובץ דיגיטלי בזמן סריקת המסמך. בקובץ שקיבלנו אנחנו יכולים לעשות שימוש. אחד השימושים הוא הפעלת תהליך זיהוי אופטי (OCR) על הקובץ הסרוק. הליך זה מאפשר לתרגם את הסימנים שבתמונה וליצור קובץ וורד (טקסט) המאפשר לבצע שינויים בטקסט או בכלל המסמך. הזיהוי האופטי וההמרה לטקסט בר עריכה מאפשרים להפוך כל מסמך פיזי סרוק  לקובץ בר עריכה. ברגע שנוצר קובץ בר עריכה ניתן לבצע כל שינוי בכל זמן.

המודרניזציה בתחום המחשוב הארגוני מאפשרת כיום לכל משרד או ארגון להתחיל בתהליך סריקת המסמכים הישנים ושילוב הקבצים הדיגיטליים המתקבלים בסריקה לתוך המערכת הממוחשבת.

ומדוע כדאי לבצע סריקת מסמכים? כי זה תורם לחיסכון רב במספר אספקטים:

חסכון בשטח האחסון בארגון (או בבית ארכיב / בית גניזה) והקטנת עלות השכירות והתשלומים הנלווים, חיסכון בעלויות מדפים, קלסרים וקרטונים, ויכולת ריכוז המידע והידע של הארגון ושליפה מהירה בכל רגע נתון.

כדי לדעת כיצד לבצע את הפרויקט שנקרא: "סריקת ארכיון מסמכים" בדרך ליעד הנכסף שלכם, ארכיון דיגיטלי, קראו היטב את השלבים. עקבו אחר הסדר הנכון ויישמו כל שלב במלואו.

1. בצעו אפיון צרכים מדויק כולל הגדרות גיבוי.
2. הגדירו לאן אתם מעבירים את המסמכים והקלסרים לאחר הסריקה. בחרו סורק מסמכים מתאים (או שימוש בחברה המספקת שירותי סריקה). אם יש לכם מסמכים רבים שיקלו להציב יותר מעמדת סריקה אחת. לפני שתתחילו לסרוק את המסמכים שלכם כדאי שתצטיידו בסורק מסמכים מקצועי. אם אין לכם הרבה מסמכים אתם יכולים להשתמש במכשיר משולב. חברות המספקות שירותי סריקה משתמשות בסורקי ארכיון מהירים המיועדים למטרה זו. סורקי מסמכים מקצועיים מכילים תוכנות עזר רבות ויש להם יכולות סריקה משובחות.
   לאחר שהצטיידתם בסורק מסמכים תוכלו להתחיל בתהליך סריקת מסמכים.  
3. בחרו תוכנה מתאימה לניהול מסמכים. הגדירו גם את שיטת סימון וזיהוי המסמכים. כדאי להצטייד בתוכנות ניהול מסמכים שיאפשרו לכם ליצור ארכיון מסמכים דיגיטלי בר חיפוש.
4. החליטו אילו קלסרים או קרטונים ייסרקו ראשונים וקבעו סדר הגיוני.
5. מיינו את המסמכים, הקלסרים והקרטונים שיעברו סריקה.
6. התחילו בפעולת הסריקה ובצעו גיבוי של המסמכים שסרקתם מידי כמה שעות. סרקו את במסמכים לפי תאריכים או לפי נושאים ובהתאם לכך תנו שמות מתאימים לכל תיקייה שבה תשמרו את המסמכים הסרוקים. כך תוכלו למצוא ולאחזר את המסמכים הרצויים בקלות. אל תשכחו לבצע גיבוי למסמכים שסרקתם. חשוב לשמור מספר גיבויים בכמה אופנים: בדיסקים, בקלטות גיבוי, בדיסקים חיצוניים ועוד.
7. לאחר תהליך הסריקה הממוחשבת של המסמכים, התחילו בהליך הכנסתם למערכת ניהול המסמכים.
8. לאחר שקיבלתם ארכיון דיגיטלי המנוהל באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, זה הזמן להדריך את המשתמשים ולהתחיל לעבוד.
9. מרגע זה כל מסמך חדש שנכנס לארגון עובר סריקה. בסוף כל יום מתבצע הליך סריקת מסמכים יומיים ושילובם במערכת.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה. 

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il