קיימות סיבות רבות מאוד לקיום כנס או אירוע, החל מחגיגות בר או בת מצווה, דרך השקת מוצר או עסק מסויים ועד לכנס שנתי של חברה. כנסים יהיו בדרך כלל רשמיים ואירועים יכולים להיות רשמיים או לחלוטין לא רשמיים.
כנסים וימי עיון יכילו בדרך כלל מספר רב של אנשים בין עשרות למאות מוזמנים, ויעשו במקום יפה ומכובד שיהיה הולם ומתאים עבור האירוע או הכנס. כנסים ואירועים נעשים לאורך כל ימות השנה, כאשר בהתאם לעונה מחליטים האם יערכו בחוץ במקום פתוח, או בפנים במקום סגור.
האלמנטים אשר מרכיבים את הפקתם של כנסים ואירועים שונים הינם רבים. יש להחליט על מיקומו של האירוע, האוכל שיוגש למוזמנים, התוכנית האומנותית או מהלכו של האירוע, המוסיקה והעיצוב של המקום. קבלת ההחלטות שונה בין כנסים לאירועים והמרכיבים משתנים בין זה לזה.
כנסים
במידה ומדובר בכנס רשמי, של חברה גדולה או של ארגון מסוים, אם מדובר בהשקתו של מוצר חדש, כנס התרמה או כנס עסקי, האלמנטים יהיו בדרך כלל רשמיים ויצוגיים יותר: עיצובו של המקום, סידור השולחנות והכיסאות, התפריט אשר יוגש למוזמנים, והמוסיקה שתנוגן ברקע. הפקתו של כנס היא תהליך מורכב שדורש קבלת החלטות רבות, כאשר המטרה כמו בכל אירוע אחר היא שמארגני הכנס יהיו מרוצים וכן המוזמנים יהנו ויתרשמו לטובה מהכנס עצמו. בכנסים רבים יש לדאוג למערכות אלקטרוניות שונות כמו מקרן לצורך הצגת מצגות, מערכת הגברה טובה ותאורה מתאימה.
אירועים
קיימים סוגים רבים ושונים של אירועים, החל מחתונה ועד לברית מילה. אירועים הם דבר משמח ומהנה כאשר ממש כמו בכנסים, גם כאן השאיפה היא שמארגני האירוע יהיו מרוצים והאורחים יהנו ויתרשמו לטובה. כנסים ואירועים שניהם דורשים קבלת החלטות רבות, כאשר באירועים ההחלטות הן מעט שונות, פחות רישמיות ברוב המקרים וקשורות באותם אלמנטים כמו מקום, מוזמנים, אוכל, עיצוב, מוסיקה ומהלך האירוע עצמו שהינם משמעותיים בכנסים. ארגון אירועים וכנסים הוא עניין לא פשוט הדורש הכנה, חשיבה ותכנון ראשוני, ואם יעשה כראוי הצלחת האירוע והכנס תהיה לרוב מובטחת.
