ארכיב
+ פתח הכל
שירותי ארכיבאנו רואים זאת בארגונים מוסדיים בהם ישנם ועדי עובדים או במוסדות ממשלתיים בהם העובדים ותיקים מאוד ולא ניתן לעשות כנגדם כלום ולכן שינוי טכנולוגי כל שהוא מעורר את חשדם של העובדים במספר אופנים. 1. שמא יגלו שעד עתה עבודתם נעשתה בעצלתיים וכי הפריון שלהם היה נמוך ביותר ולכן הכנסת השינוי הטכנולוגי (קרי תוכנות,ממשקים אינטרנטים, סריקת מסמכים, שרות דיגיטאלי למשתמש הסופי דרך אתר אינטרנט , שימוש בשירותי ארכיב חיצוניים ועוד) תפגע במעמדם בעבודה- ואפילו תביא לפיטוריהם. 2. הכנסת השינוי בהכרח תאלץ אותם לעבוד יותר קשה כיוון שעד עתה היו מקבלים לטיפול 30 אנשים ביום וכעת עם הכנסת הדיגיטציה הם מקבלים לטיפול 60 אנשים ביום. 3. חוסר ידע של העובדים בתחום המחשבים , אי יכולת ורצון להתמודד עם למידה של תוכנות וממשקים הדורשים עדכונים או התאמות ולכן שיטת העבודה הקיימת עדיפה להם. אותם נכים קיברנטים בארגון גורמים לארגון נזק רב, במספר היבטים:
אז איך בעצם מתמודדים עם הנכה הקיברנטי ? מנסים להבין מאיפה מגיע החשש מהשינוי, רצוי לשתף את העובדים בתהליכים שנבדקים מבחינה ארגונית ולהראות איך תיראה התוצאה הסופית של השינוי או השדרוג , השיתוף צריך להיות גם בהתייעצות וחשיבה אך גם בהירתמות מעשית למען הצלחת השינוי בארגון. ישנם עובדים שיצטרכו לעבור הכשרות ולימוד כדי להתמודד עם ההליך, גם עובדים ותיקים ומנוסים שאינם בקיאים בטכנולוגיות של מהפכת המידע יכולים בסופו של תהליך לתת מטען רב למען הצלחת השינוי. מהפכת המידע איננה נמצאת רק בפן של לימוד על מערכות המחשב והחומרה אלא בדרך של איסוף המידע הרב, עיבוד שלו, סינון ומיון של המידע ולאחר מכן הפעלת תורת ניהול המידע. כארגון אנו משנים את דרכי ניהול המידע בגלל ההתפתחות האדירה הקיימת בפלטפורמות החומרה והתוכנה שלנו ולכן אוספים גם יותר מידע וצריכים גם לדעת איך להפריד טפל מעיקר כדי לא לטבוע בכמויות המידע הנאגרות בכל אמצעי המדיה שברשותנו. דווקא אותם אנשים שהיו נכים קיברנטים וצברו מניסיונם ידע רב על הארגון יכולים לסייע בסינון החומר וניהולו לו התגברו על הפחד מפני השינוי הטכנולוגי. שירותי ארכיב כגון שמירת ניירת ומסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון ממוחשב וגיבוי נתונים הינם רק נדבך אחד מני שינויים רבים שעובר הארגון ומניסיון רב שנצבר מול אלפי לקוחות אנו למדים כי עובד העובר שינוי והתאמה לעידן המידע ומבין את חשיבות ניהול המידע מסייע לארגון לשמור על נכסי המידע של הארגון ולהיותו תחרותי ויעיל יותר.
ארכיב , פעל עכשיו אחרת יהיה מאוחר , דאג לשירותי ארכיב מחר.מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב .
גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה. ארכיב , למה לקוחות בוחרים בשירותי ארכיב חיצוניים?להלן ממצאי הסקר וניתוח התוצאות:
חסכון !!!: רובם המכריע של לקוחות החברה הצטרפו לשרותי הארכיב של החברה בגלל החיסכון והקיצוץ הדרמטי בעלויות לחברה. החיסכון נבע בעיקר מפינוי של שטחים יקרים אשר נוצלו עד אותה העת לצורך אחסנת הניירת. חלק מהלקוחות ציינו כי השטח הפנוי הפך להיות משרד ו/ או התפנה לצרכים אחרים. איכות שירות : רבים ציינו כי העובדה שהחליטו להשתמש בשירותי ארכיב נבעה מאיכות השירותים כפי שנבדקה על ידם . עד לקבלת שירותי הארכיב החיצוניים נשמר החומר בצורה לא מסודרת במחסנים שונים, ארוניות, כונניות, או חדרים שונים במתחם המשרדים של הארגון. במשרד או בארגון היה לעיתים קשה ובלתי אפשרי למצוא את הזמן לחפש מסמך, והחדשנות היא בכך שבלחיצת כפתור דרך המחשב ניתן לאתר כל מסמך או תיק מבוקש. התמקדות בתחום עיסוק החברה: לקוחות ציינו את העובדה כי ניהול ארכיב פנימי גזל מהם זמן רב, ומנע מעובדי התפעול והכספים את הזמן להתעסק בעבודתם המרכזית. עובדים אילו אשר התעסקו עם תיוק של החומר והוצאתו לגורמים אחרים בארגון גרמו לכך שלא הספיקו לבצע את עבודתם. העדר ידע בנושא ניהול ארכיב: לקוחות החברה מסרו כי חסרו את הידע בארגון בנוגע לצורת הניהול של המסמכים, מה הצרכים, אילו מסמכים צריך לשמור ולאיזו תקופה, מעקב אחרי חומר שאמור להיגרס, ולכן מסרו את הטיפול המקצועי באשר לשמירת המסמכים לגורם חיצוני המתמחה בשירותי ארכיב. ארכיב , פירמידת הצרכים של החברההרובד הראשון והמרכזי שקיים בכל ארגון הנוגע לשמירת המידע וחופף למתן שירותי ארכיב הינו שמירה פיזית של מסמכים וניהולם מחוץ לשטח הארגון. מהלך זה חוסך לארגון זמן ניכר וכסף רב וכן מביא לניהול מיטבי של המידע האגור בארגון.
הרובד השני נוגע לסיוע במתן שירותים של הארגון המאפשר לו לייעל את השרות שלו ללקוח הקצה. סיוע זה כולל שירותי סריקה וניהול ארכיון דיגיטאלי המאפשר בלחיצת כפתור לקבל כל מסמך שתויק אי פעם על מחשבי ושרתי הארגון ובכך לקצר את טווח הזמן בו לקוח הקצה מקבל את השרות שלו. הרובד השלישי בפירמידת הצרכים של המידע הוא גיבוי הנתונים בארגון לכך שיהיה פיתרון קל, פשוט ויעיל. שימוש בקלטות גיבוי שמגבות את כל נתוני הארגון אחת ליום מאפשרות ביטחון מרבי במקרה חירום. הרובד הרביעי הינו גיבוי מוצפן של נתוני הארגון בחוות שרתים מרוחקת מספר פעמים ביום, פעולה מאפשרת שליטה אוטומטית על המידע בארגון. העלאה של נתונים באופן מוצפן ומקודד כך שאפילו אם שכחו לגבות על גבי קלטת, הנתונים נשמרים ומבוקרים באופן מלא. רובד חמישי הינו פיתרון מלא לשרידות עסקית והוא גיבוי של שרתי החברה בחוות שרתים מוגנת ומאובטחת המאפשרת את קיום החברה ללא תלות בכל גורם כלשהו כגון קווי תקשורת, אספקת חשמל או מתקן פיזי. מצאו עוד היום חברת ארכיב מקצועית ואמינה שתדאג לצרכים שלכם. שירותי סריקה – הדרך הטובה ביותר ליעילות ארגוניתארגונים רבים משקיעים הון רב במעבר לתוכנות לניהול ארכיב כלל ארגוני כדי לאגד את כלל המידע שזורם לתוך הארגון ומיוצר ממנו החוצה , תוכנות אילו עם יכולת איחזור גבוהה וקישורים לתוכנות נוספות מצליחות להביא את הארגון לרמת יעילות ושקיפות גבוהה ביותר וגורמת לארגון לפתח סביבת עבודה ברמת איכות אחרת.
לא רק שמירת המידע נעשית בצורה אוטומטית ומוסדרת אלא שיטות העבודה, זמני התגובה של יחידות שונות בארגון וגם היכולת לכמת שעות עבודה וזמני ביצוע של משימות מקל על המנהלים וגורם לגמישות ניהולית רבה יותר. סריקת המסמכים אל תוך מערכת ארכיב לניהול מסמכים כלל ארגונית נעשית בצורה מהירה תוך החלפת שיטת עבודה קיימת וזאת כדי שזרימת המידע לתוך המערכת ייעשה בצורה אחידה ושלמה. אחידות המסמכים הנמצאים בתיקיות ובקבצים נותן אפשרות למערכות מידע משיקות למשוך או לדחוף נתונים אל משתמשי הקצה. סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של שירותי ארכיב חיצוניים. ניתן לשלב מספר פתרונות לשירותי ארכיב לכל ארגון: החל בסריקת מסמכים בעמדה מרכזית , שתילתם בתיקיות ומפתוחם על פי הצורך הארגוני, או לחילופין שימוש בלשכת סריקה חיצונית המקבלת את כל החומר המיועד לסריקה וסורקת אותו לתוך מערכות המידע של הארגון , כך שהארגון מקבל מידע וירטואלי שיוצר על ידו או הגיע אליו ממקורות חיצוניים היישר אל מערכות המידע . הניירת הנצברת מסריקה חיצונית או פנימית יכול להישלח לגריסה או לחילופין להישאר לאיחסון לפרק זמן נוסף בהתאם לחקיקה רלבנטית בארגון או בחברת ארכיב חיצונית. לסיכום , ארגונים רבים מבצעים תהליך שדרוג בניהול מערכות המידע וניהול הארכיב ובכל זאת אורך התהליך ומורכבותו קובעים מהם המשאבים הכספיים שיידרשו כדי לבצעו בארגון. וארגונים רבים מחליטים פעמים רבות להתאים את פתרונות תוכנות ניהול ארכיב המסמכים לתקציב הפנוי שלהם. אין צורך לבצע מהלכי השקעה נרחבים לפני לימוד הנושא וצרכיו האמיתיים של הארגון ויש להיוועץ עם אנשי מקצוע מתחום ניהול הארכיב. למה כדאי לסרוק מסמכים?ארכיון של פעם כן, זה הריח המוכר. הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון מסמכים. קשה לטעות בריח הזה. מיליוני מסמכים הממוקמים בתוך אלפי קלסרים עבי קרס מאכלסים מדפים צפופים וקרובים זה לזה. אם במקרה אתם צריכים לשלוף איזשהו מסמך מתוך מיליוני המסמכים המאוחסנים בארכיון, קחו בחשבון שזה לא יהיה קל ופשוט. איך כדאי לשמור את מסמכי הארגון? אז מה האלטרנטיבה? כבר שנים ארוכות שארגונים רבים בארץ ובעולם משתמשים בארכיונים דיגיטליים בהם מאוחסנים הקבצים הסרוקים של מסמכי המקור של הארגון. במקום לבזבז כסף רב על משרד או מחסן שיכיל את כל הניירת הישנה שלכם, אתם יכולים לרכז הכל על גבי תקליטור DVD אחד. תקליטור שיכיל את כל המסמכים הסרוקים שלכם. זה נשמע פנטסטי ולא מציאותי, אבל פלאי הטכנולוגיה כבר מזמן מאפשרים לכם להיפטר מהררי המסמכים ומחדרי הארכיון העבשים. למה זה כדאי? סריקת מסמכים כבר מזמן אינה נחשבת למותרות אלא לצורך עכשיו. במציאות נדל"נית שבה כל מטר שכור עולה ממון רב לארגון אין הגיון כלכלי לבזבז כסף על מחסן או משרד שיכילו ניירת ישנה. יש פתרונות טכנולוגיים פשוטים וזולים. עלות האחסון גבוהה והתמורה נמוכה. אתם יכולים לחסוך את עלות אחסון המסמכים בחדרי הארגון וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש. אז עכשיו היכנסו לארכיוני המסמכים (או לחדרים בהם המסמכים שלכם מאוחסנים), הביטו סביבכם וחשבו כיצד אתם מבצעים את הפרויקט ששמו: "סריקת ארכיון מסמכים" ועוברים לארכיון דיגיטלי. מה אני מבין בסריקת מסמכים? אין מה להיבהל, כדי לסרוק מסמכים אין צורך בתואר דוקטור. כדי ליצור ארכיון דיגיטלי (אלקטרוני), ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח. למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים. כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון DVD ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בעניין סריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי או בסורק לארכיון ובתוכנות הנלוות המסופקות אתו. בדקו בגוגל וחפשו אחר הסורק המתאים לצרכים שלכם. ההשקעה היא חד פעמית והמחירים בהחלט סבירים. לאחר שהצטיידתם בסורק נשארה סוגיית התפעול. מי יבצע את הסריקה בפועל. קחו בחשבון שאם תסרקו בעצמכם אתם תחסכו הרבה מאוד כסף. אם כוח האדם שבארגון שלכם פנוי בחלק מהיום, אתם יכולים לרתום אותו למטרה הזו ולבצע סריקה בשעות הפנויות. בדרך זו עלות הפרויקט תהיה זולה (ממילא אתם משלמים שכר לעובדים). מי יסרוק לי? כפי שהוזכר בפסקה הקודמת - אתם יכולים לסרוק בעצמכם. אם אין לכם זמן, מקום, יכולת או כל סיבה אחרת, פנו לחברת סריקה. לאנשים ועסקים הזקוקים לשירותי סריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק מסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות שירות סריקה בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב. חברות אלה סורקות מסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים. הכותב הוא מנהל האתרים: דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים. http://www.mismachim.co.il
איך סורקים מסמכים שלב אחר שלב?סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש. עכשיו שהבנו את ההיגיון הכלכלי בואו ונצלול פנימה לתוך הפרטים. באופן כללי התהליך מחייב אפיון וקביעת שלבים מדורגים בביצוע המעבר מארכיון מסמכים לארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים הוא הליך דיגיטלי כאשר בצד אחד נכנס מסמך ובצד השני יוצא קובץ. אנשים נוטים לטעות ולבלבל בין סריקת מסמכים לצילום מסמכים (שהוא הליך אנלוגי שמצד אחד נכנס נייר ומהצד השני יוצא נייר). סריקת מסמכים מייצרת קובץ דיגיטלי בזמן סריקת המסמך. בקובץ שקיבלנו אנחנו יכולים לעשות שימוש. אחד השימושים הוא הפעלת תהליך זיהוי אופטי (OCR) על הקובץ הסרוק. הליך זה מאפשר לתרגם את הסימנים שבתמונה וליצור קובץ וורד (טקסט) המאפשר לבצע שינויים בטקסט או בכלל המסמך. הזיהוי האופטי וההמרה לטקסט בר עריכה מאפשרים להפוך כל מסמך פיזי סרוק לקובץ בר עריכה. ברגע שנוצר קובץ בר עריכה ניתן לבצע כל שינוי בכל זמן. המודרניזציה בתחום המחשוב הארגוני מאפשרת כיום לכל משרד או ארגון להתחיל בתהליך סריקת המסמכים הישנים ושילוב הקבצים הדיגיטליים המתקבלים בסריקה לתוך המערכת הממוחשבת. ומדוע כדאי לבצע סריקת מסמכים? כי זה תורם לחיסכון רב במספר אספקטים: חסכון בשטח האחסון בארגון (או בבית ארכיב / בית גניזה) והקטנת עלות השכירות והתשלומים הנלווים, חיסכון בעלויות מדפים, קלסרים וקרטונים, ויכולת ריכוז המידע והידע של הארגון ושליפה מהירה בכל רגע נתון. כדי לדעת כיצד לבצע את הפרויקט שנקרא: "סריקת ארכיון מסמכים" בדרך ליעד הנכסף שלכם, ארכיון דיגיטלי, קראו היטב את השלבים. עקבו אחר הסדר הנכון ויישמו כל שלב במלואו.
דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה. מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים. http://www.mismachim.co.il |
