שמירת מסמכים
+ פתח הכל
שירותי ארכיבאנו רואים זאת בארגונים מוסדיים בהם ישנם ועדי עובדים או במוסדות ממשלתיים בהם העובדים ותיקים מאוד ולא ניתן לעשות כנגדם כלום ולכן שינוי טכנולוגי כל שהוא מעורר את חשדם של העובדים במספר אופנים. 1. שמא יגלו שעד עתה עבודתם נעשתה בעצלתיים וכי הפריון שלהם היה נמוך ביותר ולכן הכנסת השינוי הטכנולוגי (קרי תוכנות,ממשקים אינטרנטים, סריקת מסמכים, שרות דיגיטאלי למשתמש הסופי דרך אתר אינטרנט , שימוש בשירותי ארכיב חיצוניים ועוד) תפגע במעמדם בעבודה- ואפילו תביא לפיטוריהם. 2. הכנסת השינוי בהכרח תאלץ אותם לעבוד יותר קשה כיוון שעד עתה היו מקבלים לטיפול 30 אנשים ביום וכעת עם הכנסת הדיגיטציה הם מקבלים לטיפול 60 אנשים ביום. 3. חוסר ידע של העובדים בתחום המחשבים , אי יכולת ורצון להתמודד עם למידה של תוכנות וממשקים הדורשים עדכונים או התאמות ולכן שיטת העבודה הקיימת עדיפה להם. אותם נכים קיברנטים בארגון גורמים לארגון נזק רב, במספר היבטים:
אז איך בעצם מתמודדים עם הנכה הקיברנטי ? מנסים להבין מאיפה מגיע החשש מהשינוי, רצוי לשתף את העובדים בתהליכים שנבדקים מבחינה ארגונית ולהראות איך תיראה התוצאה הסופית של השינוי או השדרוג , השיתוף צריך להיות גם בהתייעצות וחשיבה אך גם בהירתמות מעשית למען הצלחת השינוי בארגון. ישנם עובדים שיצטרכו לעבור הכשרות ולימוד כדי להתמודד עם ההליך, גם עובדים ותיקים ומנוסים שאינם בקיאים בטכנולוגיות של מהפכת המידע יכולים בסופו של תהליך לתת מטען רב למען הצלחת השינוי. מהפכת המידע איננה נמצאת רק בפן של לימוד על מערכות המחשב והחומרה אלא בדרך של איסוף המידע הרב, עיבוד שלו, סינון ומיון של המידע ולאחר מכן הפעלת תורת ניהול המידע. כארגון אנו משנים את דרכי ניהול המידע בגלל ההתפתחות האדירה הקיימת בפלטפורמות החומרה והתוכנה שלנו ולכן אוספים גם יותר מידע וצריכים גם לדעת איך להפריד טפל מעיקר כדי לא לטבוע בכמויות המידע הנאגרות בכל אמצעי המדיה שברשותנו. דווקא אותם אנשים שהיו נכים קיברנטים וצברו מניסיונם ידע רב על הארגון יכולים לסייע בסינון החומר וניהולו לו התגברו על הפחד מפני השינוי הטכנולוגי. שירותי ארכיב כגון שמירת ניירת ומסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון ממוחשב וגיבוי נתונים הינם רק נדבך אחד מני שינויים רבים שעובר הארגון ומניסיון רב שנצבר מול אלפי לקוחות אנו למדים כי עובד העובר שינוי והתאמה לעידן המידע ומבין את חשיבות ניהול המידע מסייע לארגון לשמור על נכסי המידע של הארגון ולהיותו תחרותי ויעיל יותר.
ארכיב , פעל עכשיו אחרת יהיה מאוחר , דאג לשירותי ארכיב מחר.מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב .
גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה. ארכיב , למה לקוחות בוחרים בשירותי ארכיב חיצוניים?להלן ממצאי הסקר וניתוח התוצאות:
חסכון !!!: רובם המכריע של לקוחות החברה הצטרפו לשרותי הארכיב של החברה בגלל החיסכון והקיצוץ הדרמטי בעלויות לחברה. החיסכון נבע בעיקר מפינוי של שטחים יקרים אשר נוצלו עד אותה העת לצורך אחסנת הניירת. חלק מהלקוחות ציינו כי השטח הפנוי הפך להיות משרד ו/ או התפנה לצרכים אחרים. איכות שירות : רבים ציינו כי העובדה שהחליטו להשתמש בשירותי ארכיב נבעה מאיכות השירותים כפי שנבדקה על ידם . עד לקבלת שירותי הארכיב החיצוניים נשמר החומר בצורה לא מסודרת במחסנים שונים, ארוניות, כונניות, או חדרים שונים במתחם המשרדים של הארגון. במשרד או בארגון היה לעיתים קשה ובלתי אפשרי למצוא את הזמן לחפש מסמך, והחדשנות היא בכך שבלחיצת כפתור דרך המחשב ניתן לאתר כל מסמך או תיק מבוקש. התמקדות בתחום עיסוק החברה: לקוחות ציינו את העובדה כי ניהול ארכיב פנימי גזל מהם זמן רב, ומנע מעובדי התפעול והכספים את הזמן להתעסק בעבודתם המרכזית. עובדים אילו אשר התעסקו עם תיוק של החומר והוצאתו לגורמים אחרים בארגון גרמו לכך שלא הספיקו לבצע את עבודתם. העדר ידע בנושא ניהול ארכיב: לקוחות החברה מסרו כי חסרו את הידע בארגון בנוגע לצורת הניהול של המסמכים, מה הצרכים, אילו מסמכים צריך לשמור ולאיזו תקופה, מעקב אחרי חומר שאמור להיגרס, ולכן מסרו את הטיפול המקצועי באשר לשמירת המסמכים לגורם חיצוני המתמחה בשירותי ארכיב. ארכיב , פירמידת הצרכים של החברההרובד הראשון והמרכזי שקיים בכל ארגון הנוגע לשמירת המידע וחופף למתן שירותי ארכיב הינו שמירה פיזית של מסמכים וניהולם מחוץ לשטח הארגון. מהלך זה חוסך לארגון זמן ניכר וכסף רב וכן מביא לניהול מיטבי של המידע האגור בארגון.
הרובד השני נוגע לסיוע במתן שירותים של הארגון המאפשר לו לייעל את השרות שלו ללקוח הקצה. סיוע זה כולל שירותי סריקה וניהול ארכיון דיגיטאלי המאפשר בלחיצת כפתור לקבל כל מסמך שתויק אי פעם על מחשבי ושרתי הארגון ובכך לקצר את טווח הזמן בו לקוח הקצה מקבל את השרות שלו. הרובד השלישי בפירמידת הצרכים של המידע הוא גיבוי הנתונים בארגון לכך שיהיה פיתרון קל, פשוט ויעיל. שימוש בקלטות גיבוי שמגבות את כל נתוני הארגון אחת ליום מאפשרות ביטחון מרבי במקרה חירום. הרובד הרביעי הינו גיבוי מוצפן של נתוני הארגון בחוות שרתים מרוחקת מספר פעמים ביום, פעולה מאפשרת שליטה אוטומטית על המידע בארגון. העלאה של נתונים באופן מוצפן ומקודד כך שאפילו אם שכחו לגבות על גבי קלטת, הנתונים נשמרים ומבוקרים באופן מלא. רובד חמישי הינו פיתרון מלא לשרידות עסקית והוא גיבוי של שרתי החברה בחוות שרתים מוגנת ומאובטחת המאפשרת את קיום החברה ללא תלות בכל גורם כלשהו כגון קווי תקשורת, אספקת חשמל או מתקן פיזי. מצאו עוד היום חברת ארכיב מקצועית ואמינה שתדאג לצרכים שלכם. שירותי סריקה – הדרך הטובה ביותר ליעילות ארגוניתארגונים רבים משקיעים הון רב במעבר לתוכנות לניהול ארכיב כלל ארגוני כדי לאגד את כלל המידע שזורם לתוך הארגון ומיוצר ממנו החוצה , תוכנות אילו עם יכולת איחזור גבוהה וקישורים לתוכנות נוספות מצליחות להביא את הארגון לרמת יעילות ושקיפות גבוהה ביותר וגורמת לארגון לפתח סביבת עבודה ברמת איכות אחרת.
לא רק שמירת המידע נעשית בצורה אוטומטית ומוסדרת אלא שיטות העבודה, זמני התגובה של יחידות שונות בארגון וגם היכולת לכמת שעות עבודה וזמני ביצוע של משימות מקל על המנהלים וגורם לגמישות ניהולית רבה יותר. סריקת המסמכים אל תוך מערכת ארכיב לניהול מסמכים כלל ארגונית נעשית בצורה מהירה תוך החלפת שיטת עבודה קיימת וזאת כדי שזרימת המידע לתוך המערכת ייעשה בצורה אחידה ושלמה. אחידות המסמכים הנמצאים בתיקיות ובקבצים נותן אפשרות למערכות מידע משיקות למשוך או לדחוף נתונים אל משתמשי הקצה. סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של שירותי ארכיב חיצוניים. ניתן לשלב מספר פתרונות לשירותי ארכיב לכל ארגון: החל בסריקת מסמכים בעמדה מרכזית , שתילתם בתיקיות ומפתוחם על פי הצורך הארגוני, או לחילופין שימוש בלשכת סריקה חיצונית המקבלת את כל החומר המיועד לסריקה וסורקת אותו לתוך מערכות המידע של הארגון , כך שהארגון מקבל מידע וירטואלי שיוצר על ידו או הגיע אליו ממקורות חיצוניים היישר אל מערכות המידע . הניירת הנצברת מסריקה חיצונית או פנימית יכול להישלח לגריסה או לחילופין להישאר לאיחסון לפרק זמן נוסף בהתאם לחקיקה רלבנטית בארגון או בחברת ארכיב חיצונית. לסיכום , ארגונים רבים מבצעים תהליך שדרוג בניהול מערכות המידע וניהול הארכיב ובכל זאת אורך התהליך ומורכבותו קובעים מהם המשאבים הכספיים שיידרשו כדי לבצעו בארגון. וארגונים רבים מחליטים פעמים רבות להתאים את פתרונות תוכנות ניהול ארכיב המסמכים לתקציב הפנוי שלהם. אין צורך לבצע מהלכי השקעה נרחבים לפני לימוד הנושא וצרכיו האמיתיים של הארגון ויש להיוועץ עם אנשי מקצוע מתחום ניהול הארכיב. |