שמירת ניירת

אנו רואים זאת בארגונים מוסדיים בהם ישנם ועדי עובדים או במוסדות ממשלתיים בהם העובדים ותיקים מאוד ולא ניתן לעשות כנגדם כלום ולכן שינוי טכנולוגי כל שהוא מעורר את חשדם של העובדים במספר אופנים.

1. שמא יגלו שעד עתה עבודתם נעשתה בעצלתיים וכי הפריון שלהם היה נמוך ביותר ולכן הכנסת השינוי הטכנולוגי (קרי תוכנות,ממשקים אינטרנטים, סריקת מסמכים, שרות דיגיטאלי למשתמש הסופי דרך אתר אינטרנט , שימוש בשירותי ארכיב חיצוניים ועוד) תפגע במעמדם בעבודה- ואפילו תביא לפיטוריהם.

 2. הכנסת השינוי בהכרח תאלץ אותם לעבוד יותר קשה כיוון שעד עתה היו מקבלים לטיפול 30 אנשים ביום וכעת עם הכנסת הדיגיטציה הם מקבלים לטיפול 60 אנשים ביום.

3. חוסר ידע של העובדים בתחום המחשבים , אי יכולת ורצון להתמודד עם למידה של תוכנות וממשקים הדורשים עדכונים או התאמות ולכן שיטת העבודה הקיימת עדיפה להם.

 אותם נכים קיברנטים בארגון גורמים לארגון נזק רב, במספר היבטים:

1. אי יכולת לעמוד בתחרות מול השוק החופשי או מול סטנדרטים שהלקוחות מבקשים שהארגון יעמוד בהם.
2. בזבוז כספים. שכן לעיתים רבות שינוי טכנולוגי או הכנסת שרות כמו לדוגמא, שירותי ארכיב על כל רבדיו בשלב ראשון מצריך גם השקעה כספית אך לאחר זמן חל תהליך של חיסכון ויעילות.

אז איך בעצם מתמודדים עם הנכה הקיברנטי ?

 מנסים להבין מאיפה מגיע החשש מהשינוי, רצוי לשתף את העובדים בתהליכים שנבדקים מבחינה ארגונית ולהראות איך תיראה התוצאה הסופית של השינוי או השדרוג , השיתוף צריך להיות גם בהתייעצות וחשיבה אך גם בהירתמות מעשית למען הצלחת השינוי בארגון.

ישנם עובדים שיצטרכו לעבור הכשרות ולימוד כדי להתמודד עם ההליך, גם עובדים ותיקים ומנוסים שאינם בקיאים בטכנולוגיות של מהפכת המידע יכולים בסופו של תהליך לתת מטען רב למען הצלחת השינוי.

 מהפכת המידע איננה נמצאת רק בפן של לימוד על מערכות המחשב והחומרה אלא בדרך של איסוף המידע הרב, עיבוד שלו, סינון ומיון של המידע ולאחר מכן הפעלת תורת ניהול המידע.

 כארגון אנו משנים את דרכי ניהול המידע בגלל ההתפתחות האדירה הקיימת בפלטפורמות החומרה והתוכנה שלנו ולכן אוספים גם יותר מידע וצריכים גם לדעת איך להפריד טפל מעיקר כדי לא לטבוע בכמויות המידע הנאגרות בכל אמצעי המדיה שברשותנו.

דווקא אותם אנשים שהיו נכים קיברנטים וצברו מניסיונם ידע רב על הארגון יכולים לסייע בסינון החומר וניהולו לו התגברו על הפחד מפני השינוי הטכנולוגי.

 שירותי ארכיב כגון שמירת ניירת ומסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון ממוחשב וגיבוי נתונים הינם רק נדבך אחד מני שינויים רבים שעובר הארגון ומניסיון רב שנצבר מול אלפי לקוחות אנו למדים כי עובד העובר שינוי והתאמה לעידן המידע ומבין את חשיבות ניהול המידע מסייע לארגון לשמור על נכסי המידע של הארגון ולהיותו תחרותי ויעיל יותר.

מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב .

מחקרים שנעשו בחברות רבות מצביעות על כך שלמעלה מ 70% מנזקי אובדן המידע בארגונים נובע מתקלה שנגרמה בתום לב או בזדון של אחד העובדים.

אז מה ניתן לעשות כדי למזער נזקים?

גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה.

אל תהיה חשוף, דאג כבר היום לשירותי ארכיב ופנה לחברת ארכיב מקצועית ואמינה.