מגנזות
+ פתח הכל
ארכיב , פעל עכשיו אחרת יהיה מאוחר , דאג לשירותי ארכיב מחר.מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב .
גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה. ארכיב , למה לקוחות בוחרים בשירותי ארכיב חיצוניים?להלן ממצאי הסקר וניתוח התוצאות:
חסכון !!!: רובם המכריע של לקוחות החברה הצטרפו לשרותי הארכיב של החברה בגלל החיסכון והקיצוץ הדרמטי בעלויות לחברה. החיסכון נבע בעיקר מפינוי של שטחים יקרים אשר נוצלו עד אותה העת לצורך אחסנת הניירת. חלק מהלקוחות ציינו כי השטח הפנוי הפך להיות משרד ו/ או התפנה לצרכים אחרים. איכות שירות : רבים ציינו כי העובדה שהחליטו להשתמש בשירותי ארכיב נבעה מאיכות השירותים כפי שנבדקה על ידם . עד לקבלת שירותי הארכיב החיצוניים נשמר החומר בצורה לא מסודרת במחסנים שונים, ארוניות, כונניות, או חדרים שונים במתחם המשרדים של הארגון. במשרד או בארגון היה לעיתים קשה ובלתי אפשרי למצוא את הזמן לחפש מסמך, והחדשנות היא בכך שבלחיצת כפתור דרך המחשב ניתן לאתר כל מסמך או תיק מבוקש. התמקדות בתחום עיסוק החברה: לקוחות ציינו את העובדה כי ניהול ארכיב פנימי גזל מהם זמן רב, ומנע מעובדי התפעול והכספים את הזמן להתעסק בעבודתם המרכזית. עובדים אילו אשר התעסקו עם תיוק של החומר והוצאתו לגורמים אחרים בארגון גרמו לכך שלא הספיקו לבצע את עבודתם. העדר ידע בנושא ניהול ארכיב: לקוחות החברה מסרו כי חסרו את הידע בארגון בנוגע לצורת הניהול של המסמכים, מה הצרכים, אילו מסמכים צריך לשמור ולאיזו תקופה, מעקב אחרי חומר שאמור להיגרס, ולכן מסרו את הטיפול המקצועי באשר לשמירת המסמכים לגורם חיצוני המתמחה בשירותי ארכיב. ארכיב , פירמידת הצרכים של החברההרובד הראשון והמרכזי שקיים בכל ארגון הנוגע לשמירת המידע וחופף למתן שירותי ארכיב הינו שמירה פיזית של מסמכים וניהולם מחוץ לשטח הארגון. מהלך זה חוסך לארגון זמן ניכר וכסף רב וכן מביא לניהול מיטבי של המידע האגור בארגון.
הרובד השני נוגע לסיוע במתן שירותים של הארגון המאפשר לו לייעל את השרות שלו ללקוח הקצה. סיוע זה כולל שירותי סריקה וניהול ארכיון דיגיטאלי המאפשר בלחיצת כפתור לקבל כל מסמך שתויק אי פעם על מחשבי ושרתי הארגון ובכך לקצר את טווח הזמן בו לקוח הקצה מקבל את השרות שלו. הרובד השלישי בפירמידת הצרכים של המידע הוא גיבוי הנתונים בארגון לכך שיהיה פיתרון קל, פשוט ויעיל. שימוש בקלטות גיבוי שמגבות את כל נתוני הארגון אחת ליום מאפשרות ביטחון מרבי במקרה חירום. הרובד הרביעי הינו גיבוי מוצפן של נתוני הארגון בחוות שרתים מרוחקת מספר פעמים ביום, פעולה מאפשרת שליטה אוטומטית על המידע בארגון. העלאה של נתונים באופן מוצפן ומקודד כך שאפילו אם שכחו לגבות על גבי קלטת, הנתונים נשמרים ומבוקרים באופן מלא. רובד חמישי הינו פיתרון מלא לשרידות עסקית והוא גיבוי של שרתי החברה בחוות שרתים מוגנת ומאובטחת המאפשרת את קיום החברה ללא תלות בכל גורם כלשהו כגון קווי תקשורת, אספקת חשמל או מתקן פיזי. מצאו עוד היום חברת ארכיב מקצועית ואמינה שתדאג לצרכים שלכם. |