מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב .
מחקרים שנעשו בחברות רבות מצביעות על כך שלמעלה מ 70% מנזקי אובדן המידע בארגונים נובע מתקלה שנגרמה בתום לב או בזדון של אחד העובדים.
אז מה ניתן לעשות כדי למזער נזקים?
גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה.
אל תהיה חשוף, דאג כבר היום לשירותי ארכיב ופנה לחברת ארכיב מקצועית ואמינה.
הרובד הראשון והמרכזי שקיים בכל ארגון הנוגע לשמירת המידע וחופף למתן שירותי
ארכיב הינו שמירה פיזית של מסמכים וניהולם מחוץ לשטח הארגון. מהלך זה חוסך לארגון זמן ניכר וכסף רב וכן מביא לניהול מיטבי של המידע האגור בארגון.
הרובד השני נוגע לסיוע במתן שירותים של הארגון המאפשר לו לייעל את השרות שלו ללקוח הקצה. סיוע זה כולל שירותי סריקה וניהול ארכיון דיגיטאלי המאפשר בלחיצת כפתור לקבל כל מסמך שתויק אי פעם על מחשבי ושרתי הארגון ובכך לקצר את טווח הזמן בו לקוח הקצה מקבל את השרות שלו.
הרובד השלישי בפירמידת הצרכים של המידע הוא גיבוי הנתונים בארגון לכך שיהיה פיתרון קל, פשוט ויעיל. שימוש בקלטות גיבוי שמגבות את כל נתוני הארגון אחת ליום מאפשרות ביטחון מרבי במקרה חירום.
הרובד הרביעי הינו גיבוי מוצפן של נתוני הארגון בחוות שרתים מרוחקת מספר פעמים ביום, פעולה מאפשרת שליטה אוטומטית על המידע בארגון. העלאה של נתונים באופן מוצפן ומקודד כך שאפילו אם שכחו לגבות על גבי קלטת, הנתונים נשמרים ומבוקרים באופן מלא.
רובד חמישי הינו פיתרון מלא לשרידות עסקית והוא גיבוי של שרתי החברה בחוות שרתים מוגנת ומאובטחת המאפשרת את קיום החברה ללא תלות בכל גורם כלשהו כגון קווי תקשורת, אספקת חשמל או מתקן פיזי.
מצאו עוד היום חברת
ארכיב מקצועית ואמינה שתדאג לצרכים שלכם.
