גיבוי

רובם המכריע של לקוחות החברה הצטרפו לשרותי הארכיב של החברה בגלל החיסכון והקיצוץ הדרמטי בעלויות לחברה.
החיסכון נבע בעיקר מפינוי של שטחים יקרים אשר נוצלו עד אותה העת לצורך אחסנת הניירת. חלק מהלקוחות ציינו כי השטח הפנוי הפך להיות משרד ו/ או התפנה לצרכים אחרים.

רבים ציינו כי העובדה שהחליטו להשתמש בשירותי ארכיב נבעה מאיכות השירותים כפי שנבדקה על ידם . עד לקבלת שירותי הארכיב החיצוניים נשמר החומר בצורה לא מסודרת במחסנים שונים, ארוניות, כונניות, או חדרים שונים במתחם המשרדים של הארגון.

במשרד או בארגון היה לעיתים קשה ובלתי אפשרי למצוא את הזמן לחפש מסמך, והחדשנות היא בכך שבלחיצת כפתור דרך המחשב ניתן לאתר כל מסמך או תיק מבוקש.

התמקדות בתחום עיסוק החברה:

לקוחות ציינו את העובדה כי ניהול ארכיב פנימי גזל מהם זמן רב, ומנע מעובדי התפעול והכספים את הזמן להתעסק בעבודתם המרכזית. עובדים אילו אשר התעסקו עם תיוק של החומר והוצאתו לגורמים אחרים בארגון גרמו לכך שלא הספיקו לבצע את עבודתם.

העדר ידע בנושא ניהול ארכיב:
 לקוחות החברה מסרו כי חסרו את הידע בארגון בנוגע לצורת הניהול של המסמכים, מה הצרכים, אילו מסמכים צריך לשמור ולאיזו תקופה, מעקב אחרי חומר שאמור להיגרס, ולכן מסרו את הטיפול המקצועי באשר לשמירת המסמכים לגורם חיצוני המתמחה בשירותי ארכיב.

 

ארגונים רבים משקיעים הון רב במעבר לתוכנות לניהול ארכיב כלל ארגוני כדי לאגד את כלל המידע שזורם לתוך הארגון ומיוצר ממנו החוצה , תוכנות אילו עם יכולת איחזור גבוהה וקישורים לתוכנות נוספות מצליחות להביא את הארגון לרמת יעילות ושקיפות גבוהה ביותר וגורמת לארגון לפתח סביבת עבודה ברמת איכות אחרת.

לא רק שמירת המידע נעשית בצורה אוטומטית ומוסדרת אלא שיטות העבודה, זמני התגובה של יחידות שונות בארגון וגם היכולת לכמת שעות עבודה וזמני ביצוע של משימות מקל על המנהלים וגורם לגמישות ניהולית רבה יותר.
סריקת המסמכים אל תוך מערכת ארכיב לניהול מסמכים כלל ארגונית נעשית בצורה מהירה תוך החלפת שיטת עבודה קיימת וזאת כדי שזרימת המידע לתוך המערכת ייעשה בצורה אחידה ושלמה.
אחידות המסמכים הנמצאים בתיקיות ובקבצים נותן אפשרות למערכות מידע משיקות למשוך או לדחוף נתונים אל משתמשי הקצה.
סריקת המסמכים ושילובם במערכת יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של שירותי ארכיב חיצוניים.

ניתן לשלב מספר פתרונות לשירותי ארכיב לכל ארגון: החל בסריקת מסמכים בעמדה מרכזית , שתילתם בתיקיות ומפתוחם על פי הצורך הארגוני, או לחילופין שימוש בלשכת סריקה חיצונית המקבלת את כל החומר המיועד לסריקה וסורקת אותו לתוך מערכות המידע של הארגון , כך שהארגון מקבל מידע וירטואלי שיוצר על ידו או הגיע אליו ממקורות חיצוניים היישר אל מערכות המידע .
הניירת הנצברת מסריקה חיצונית או פנימית יכול להישלח לגריסה או לחילופין להישאר לאיחסון לפרק זמן נוסף בהתאם לחקיקה רלבנטית בארגון או בחברת ארכיב חיצונית.

לסיכום , ארגונים רבים מבצעים תהליך שדרוג בניהול מערכות המידע וניהול הארכיב ובכל זאת אורך התהליך ומורכבותו קובעים מהם המשאבים הכספיים שיידרשו כדי לבצעו בארגון. וארגונים רבים מחליטים פעמים רבות להתאים את פתרונות תוכנות ניהול ארכיב המסמכים לתקציב הפנוי שלהם.

אין צורך לבצע מהלכי השקעה נרחבים לפני לימוד הנושא וצרכיו האמיתיים של הארגון ויש להיוועץ עם אנשי מקצוע מתחום ניהול הארכיב.