נוטריון

מה מבדיל נוטריון מעורך דין 'רגיל'?. נוטריון מוגדר כעורך דין שבסמכותו - בכפוף לחוק - להעיד, לאשר, לאמת ואף לערוך מסמכים משפטיים. חתימתו של נוטריון תחשב בעיניי בית המשפט אישור למקוריות מסמך.

היא גם תהווה אישור לאותנטיות של חתימה אחרת, על מסמך בעל היבטים משפטיים. מבט קצר על יומנו האישי של נוטריון יכול ללמד על היקפם הרחב של עיסוקיו ועל מגוון הנושאים שהוא אמון עליהם. כך ניתן גם לגלות על אילו מסמכים הוא חותם, כיצד נעשה אימות נוטריוני בחו"ל וגם אילו חוקים, מעניקים סמכויות נוספות לנוטריון.

באופן מפתיע למדי, אין הרבה עורכי דין שעוסקים גם בתחום הנוטריוני. קשה לקבוע מדוע, אך בעת שחיפשתי נוטריון בדפי זהב, גיליתי שלעומת הרשימה הארוכה של עורכי דין, רשימת הנוטריונים הייתה יחסית קצרה.

על אלו מסמכים חותם נוטריון?

נוטריון חותם על מסמכים אשר מיועדים לשמש בתור ראיה בפני בתי המשפט או הרשויות השונות. זכורים לי שני מקרים מאוד שונים שנזקקתי בהם לשירותי נוטריון: המקרה הראשון היה כשאני ובעלי לקחנו משכנתא מהבנק, ונוטריון היה צריך לחתום על אמיתות חתימותינו מול הבנק ומול חברת הבנייה שממנה קנינו את הדירה והמקרה השני, כשנתבקשתי להיות מיופת כוח מטעם אחותי בעת שהיא נסעה לשליחות ממושכת בחו"ל.

בין המסמכים השונים שעליהם נדרשת חתימתו של נוטריון, נמצא את הכתובה הנערכת בין שני בני הזוג הנשאים. גם אלה אשר נוסעים לתקופה ממושכת לחו"ל, למטרת מגורים, צריכים את חתימתו של נוטריון כדי לאמת מסמכים רבים שהם אמורים לקחת איתם בנסיעתם. למשל,  תעודות לידה, תעודות בתי ספר ותארים, ועוד מסמכים שיש בכוחם להוכיח על בעליהם פרטים שונים.

אימות נוטריוני בחו"ל

מקודם דיברנו על המסמכים השונים שנזדקק בעת מעבר למגורים בחו"ל, אך לא די שהמסמכים אלה יהיו חתומים בידי נוטריון, אלא הם חייבים לעבור אימות בחו"ל. היום יש פתרון לנושא הזה, והמוסד שמאמת את חתימתם של נוטריונים בחו"ל, מכונה אפוסטיל.

כדי לאמת מסמך נוטריוני אשר נחתם בישראל, בעת שייעשה בו שימוש בחו"ל, הוקם בארץ מוסד הנקרא אפוסטיל. מוסד זה מקורו באמנה בינלאומית שנחתמה עוד בשנת 1961 בהאג, וישראל חלק ממנה.

תפקידו של אפוסטיל, להקל על הליך האימות של מסמכים שנחתמו בארץ מול הרשויות במדינה זרה. אפשר להביא כדוגמא, תעודת נישואין שאושרה על ידי נוטריון ואפוסטיל של מדינת ישראל, תהיה תקפה בכל מקום בעולם שגם הוא חתום על האמנה.

נוטריון וחקיקה

למי שמתעניין בסעיפים חוקתיים, אז הנה מידע מעניין: סמכויותיו של נוטריון נקבעו בסעיף 7 לחוק הנוטריונים. סעיף זה קובע, שנוטריון הינו בעל סמכויות רבות ומגוונות. למשל, אישור נכונות העתק מסמך, עריכת מסמכים, אימות חתימה במסמך, העדה של מסמך סחיר, אישור על תרגום נוטריוני של מסמכים זרים ועוד. קיימים עוד חוקים המעניקים סמכויות נוספות לנוטריון, למה שקשור בדיני ירושה: נוטריון רשאי לערוך צוואה בפני רשות, בדומה לשופט.

נתעכב בכמה משפטים על חשיבותו של תרגום נוטריוני: תפקידו של מסמך משפטי הינו להציג את עניינו של צד אחד לעיונם ופירושם של צד שני ושלישי. מסמכים משפטיים משמשים ככלי עבודה של משפטנים, ולמעשה, מהווים אסטרטגיה משפטית לכל נושא.

לכן, תרגום משפטי מהימן, יכול לקבוע תוצאות של משפט לכאן או לכאן. מסמך משפטי יתורגם רק על ידי אנשים שהוסמכו על ידי החוק לעסוק בתרגומם, וחתימת נוטריון היא שנותנת את הגושפנקא לאמיתותם.

החיים שלנו היום לא סובבים סביב הכפר הקטן שלנו אלא עוברים החוצה אל כפר גלובלי. מה שפעם היה נחשב כרחוק ובלתי מושג הופך היום להיות ממש מעבר לפינה ואף חברות ועסקים פותחים שלוחות מעבר לים. לכל המעברים הללו יש גם בירוקרטיה שנלוות להם, מסמכים, חוזים, תעודות ומה לא ולכולם צריך אישור מיוחד לאמיתות מסמך או נכונות תרגום.

כיצד נוכיח אמיתות מסמך?
כאן נכנס לתוקפו תפקיד אשר הוקם במיוחד עבור זה- נוטריון. נוטריון הינו עו"ד אשר עבר הסמכה מיוחדת וחתימתו על מסמך או חוזה מעידה על כך שהמסמך הינו אמין ותקף משפטית. חתימת נוטריון דרושה על כל דבר שלו חובת הוכחה משפטית ובכלל זה חוזים עסקיים, הסכמי ממון, חוזי שכירות, תעודות נישואין, תעודות לידה, מסמכי הגירה ועוד.

ומה נעשה עם מסמכים אשר נועדו לשימוש בחו"ל?
בכדי שניתן יהיה להשתמש במסמך במדינה אחרת תחילה יש לבצע תרגום נוטריון שהוא למעשה תרגום על ידי הנוטריון עצמו או על ידי חברת תרגום העובדת עם המשרד. חתימתו של הנוטריון הינה תוקף משפטי לכך שהתרגום אמין ומדויק וכי המסמך המתורגם שומר ככל האפשר על דברי המסמך המקורי.
בנוסף למסמכים אשר נועדו לשימוש במדינה אחרת קם תפקיד אשר מיועד לכך- אפוסטיל. תפקיד האפוסטיל קיים בכל המדינות אשר חתמו על אמנת האג והוא משמש לאימות אמינותו של נוטריון. כלומר, אפוסטיל מאשר כי הנוטריון אשר חתום על המסמך הינו נוטריון מורשה בארצו.
חתימת נוטריון וכן אפוסטיל נותנות אמינות וכן תוקף חוקי ומשפטי לתעודות, חוזים ומסמכים ומאפשרים לבעל המסמך להשתמש בו גם במדינות אחרות.

נוטריון הינו הסמכות המשפטית והחוקית להענקת אישור של תרגום נוטריוני. תרגום נוטריון למסמך, וחתימתו עליו כבעל תוקף חוקי, מקנה לו את כל הזכויות. מסמך זה נחשב למקורי ואמין ברגע שמקבל את האישור בתומו של תרגום נוטריון.

לאחר תרגומם של המסמכים, אישורי נוטריון שבעל המקצוע מספק צריכים להיות מורכבים משני מסמכים שונים : האחד מאשר תרגום נוטריוני מהימן, ואילו המסמך השני הינו הצהרה מתורגמת המאשרת את העובדה כי נוטריון מוסמך אשר שולט בשפות היעד והמקור של המסמך העניק אישורי נוטריון מתוקף סמכותו המשפטית.

פעמים רבות, הלקוחות השונים אינם מבחינם בהבדליהם של אישורי נוטריון אך בעת הצגתם, יהיה עליהם לדעת מהו המסך המקורי, ומהי הצהרת המתורגמן אודות תרגום נוטריוני מהימן. מומלץ לבדוק בעת הגשת  המסמכים מה כל מסמך מייצג. בתום בדיקת מסמך שעבר תרגום נוטריון כדאי לשבת עם הנוטריון שערך עבורכם את הטיפול, ולקבל הסבר מפורט בכדי לשלוט בבקיאותם של הפרטים השונים שהעניקו, או לא, את אישורי נוטריון.

לאחר תרגום נוטריון, האישור המצורף אודות מהימנות התרגום נועד לאשר כי הנוטריון שולט בשפת התרגום וגם בשפה שממנה תורגם המסמך. הוכחה זו תאשר שהתרגום שהתבצע הוא אמיתי, על פי חוק, וכי תרגום נוטריוני זה הינו  נאמן למסמך המקורי. האישור הנוסף נועד למניעת מקרי כזב, בהם נוטריון מספק אישורי נוטריון בעלי תרגום פסול. לשם כך, מסמך המעיד על הצהרת המתורגמן תהיה לאסמכתא לאמינות המסמך המתורגם, ואמינותו של הנוטריון שביצע עבודה זו.

במידה והתברר לימים כי בוצעו שגיאות בתרגום הנוטריוני, הלקוח רשאי לפנות לנוטריון בדרישה לקבלת פיצוי הולם. ומשום כך, המסמך הנוסף, בידי מתורגמן , נדרש כדי לאשר את עבודת הנוטריון, ולשביעות רצונו של הלקוח המשלם. 

במאמר הקודם הצבעתי על התחרות העצומה הקיימת בין נוטריונים המתחרים על אותם לקוחות, ועל אותן העבודות.

לקוח שהגיע דרך האינטרנט, מחזיק מולו רשימה של אינסוף נוטריונים, אתרים מפתים שלהם, וכעת הוא מרים טלפון ומשוחח עם הנוטריון הראשון שהחליט לפנות אליו. בדרך כלל יהיה זה הנוטריון המופיע בראש הרשימה. השיחה הראשונה הזו היא קריטית מבחינתו של הנוטריון. חשיבות השיחה הראשונה הזו דומה לחשיבות של שיחה ראשונה לגבי כל ענף ומקצוע, רופא, מהנדס, צבעי, נגר וכד'. אלא שלהבדיל מאחרים, על הנוטריונים חלים כללי האתיקה המקצועית של עורכי הדין, ובנוסף כללי האתיקה החלים עליהם מכוח חוק ותקנות הנוטריונים. הם מאוד מעוניינים בעבודה מחד, אך חוששים מאידך שלא לחרוג מהמותר להם על פי הכללים כאמור. בשיחה הזו עולים מספר נושאים, כגון עלות העבודה, משך הזמן, מידת בקיאותו של הנוטריון בחומר שאמור להיות מועבר אליו לביצוע, האם ביצע עבודות דומות בעבר ולמי, האם יש לו ממליצים, האם הוא מבצע עבודות נוספות הקשורות בעבודה הנוטריונית, כגון, החתמות מסמכים במשרדי הממשלה השונים, או הטבעת חותמת אפוסטיל על גבי האישורים הנוטריונים שהא מנפיק, החתמת השגרירויות ואפשר ויועלו נושאים נוספים.

בתום שיחת הטלפון הזו, יזדרז הלקוח הפוטנציאלי, בדרך כלל, ויערוך שיחה דומה עם נוטריון אחד או יותר נוספים, וסביר שיעלו אותם נושאים.

לאחר שקיים את השיחות עם מספר נוטריונים, יצטרך הלקוח המיועד להחליט במי הוא בוחר. ההחלטה שלו תהיה מורכבת, כמובן, מההיבט של עלות העבודה, אך גם ממכלול הנתונים הנוספים שיובהרו לו, על פי רשימת הנושאים הנ"ל. ברור שגם מידת נעימות השיחה, והתרשמותו הכוללת מהאתר והאדם מהצד השני של הקו, שאתו דיבר.

אם ניקח בחשבון את התחרות הפרועה שבין הנוטריונים בפרסומים השונים ( שגם עליהם חלים כללי אתיקה מקצועית ) שיחות הטלפון עם לקוחות, כפי שפורט לעיל, ועובר לביצוע העבודה ומסירתה ללקוח ( שגם על כך חלים כללי אתיקה מקצועית ושאר הוראות חוקים ותקנות למיניהם ), נגיע למסקנה שצריך למצוא איזה שהם כללים, איזה שהוא פיקוח, כדי להסדיר את הנושאים הללו, באופן אפקטיבי, על מנת שבאמת ייושמו הכללים של "שמירה על כבוד המקצוע", ואמינות הנוטריונים בעיניי הציבור תוכל להישמר. על אופן הסדרת הנושאים הללו- במאמר השלישי.